Arbeitsplatzgestaltung während Covid-19

Während wir uns darauf einstellen, während der Pandemie zu leben und zu arbeiten, stellt sich die Frage nach den Auswirkungen. Wird Covid-19 eine bedeutende dauerhafte Veränderung für die Gestaltung unserer Arbeitsumgebung hinterlassen? Und wie wird sich dies in den Büros im gesamten Vereinigten Königreich manifestieren?

Tim Pullen von Ashlar Projects

Tim Pullen ist Geschäftsfïhrer von Ashlar Projects, einem führenden Design- und Bauprojektbüro, das sich auf die Gestaltung von Arbeitsplätzen für kleine bis mittelgroße Unternehmen bis hin zu Großunternehmen in der Hauptstadt und in ganz Großbritannien spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet einen umfassenden Service in den Bereichen Design, Raumplanung, Renovierung und Ausstattung an. Wir sprechen mit Tim Pullen über seine Erfahrungen während der COVID-19 und darüber, wie sich die Zukunft von Arbeitsplätzen außerhalb der Hauptstadt gestaltet.

 

 

Können Sie uns einige der jüngsten Projekte nennen, an denen Sie außerhalb von London beteiligt waren? Wie hat sich die Pandemie auf Ihr Geschäft ausgewirkt?

Die Pandemie hat sich nicht wirklich auf unser Geschäft ausgewirkt, und wir haben unsere Arbeit fortgesetzt; allerdings kam es beim ersten Lockdown zu einer Unterbrechung der Lieferkette, so dass die Versorgung schwierig wurde und wir Projekte für einen Zeitraum von etwa drei bis vier Wochen auf Eis legen mussten.

Allerdings haben wir definitiv eine Verlagerung weg von der Ausstattung und Renovierung gesehen, aber es gibt viel mehr Arbeit in den Bereichen Logistik, Vertrieb und Produktion, die auch während der Pandemie weiterliefen. In diesen Sektoren haben wir in den letzten 12 Monaten am meisten gearbeitet, obwohl ich glaube, dass die Unternehmen jetzt etwas zuversichtlicher in die Zukunft blicken und die Leute sich darauf vorbereiten, wieder ins Büro zu gehen. Wir haben also einen Aufschwung bei den Anfragen für Büroeinrichtungen erlebt, wobei die Zusammenarbeit ein häufiges Thema ist. Wir haben nicht allzu viele Verkleinerungen gesehen. Die Leute haben ihre Büroflächen beibehalten, was interessant ist.

Und ist das hauptsächlich ein regionaler Ansatz oder gilt das auch für die Stadt?

Das Ergebnis eines Lockdowns während dieser Pandemie hat sich definitiv auf die Geschäftspsychologie ausgewirkt. Mitarbeiter, Manager und Eigentümer haben die Flexibilität des Home Office genossen und wollen dies, wenn möglich, beibehalten. Wir haben die Einführung von Videokonferenzen zu Beginn des Lockdowns im letzten Jahr viel stärker wahrgenommen. Das hat uns zwar die Möglichkeit gegeben, aus der Ferne zu arbeiten und zu kommunizieren, aber es hat uns nicht erlaubt, Beziehungen, Vertrauen und Teamarbeit aufzubauen. Ich denke also, dass es bei den Mitarbeitern eine Mischung geben wird, manche werden ganztägig ins Büro zurückkehren, andere werden die Vorteile des Home Office beibehalten wollen. 

Aus Ihrer Sicht wird dieser Gedanke des Engagements für das Büro in Zukunft wirklich von zentraler Bedeutung sein. Wäre das eine realistische Einschätzung?

Wir alle haben Zoom und Teams genutzt. Sie bieten gute Möglichkeiten, und natürlich können wir sie auch für mehr als nur Konferenzen nutzen. Wir haben es zum Beispiel für Standort-Audits verwendet, aber ich glaube, dass alle – Inhaber, Manager und Mitarbeiter – zurück ins Büro wollen, denn es ist nicht nur ein Ort der Arbeit. Es ist ein Ort, an dem man Kontakte knüpfen, sich wertgeschätzt fühlen und einen Beitrag leisten kann.

Und sicherlich wollen viele der jüngeren Generation, die beengt in kleinen Wohnungen leben, wirklich zurück an den Arbeitsplatz. Die Leute sehen vielleicht die Vorteile des Home Office, aber es gibt auch eine Menge Ablenkungen. Ich habe wirklich Mitleid mit den Menschen, die zuhause gleichzeitig Homeschooling und Arbeiten verbinden mussten. Das geht sicher zu Lasten der Produktivität, wenn sie von neun bis fünf arbeiten. Aber ich glaube, die Arbeitswelt verändert sich. Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, können sich während des Arbeitstages ein- und ausschalten. Und das kann durchaus dazu führen, dass sie andere Arbeitszeiten haben, früher anfangen oder später am Abend arbeiten.

Die Menschen wollen ein Gefühl der Zugehörigkeit haben und wieder ins Büro kommen. Ob Vollzeit oder Teilzeit, die Unternehmen müssen sich nur darum kümmern, das zu managen. Ich glaube, der klassische „Neun- bis Fünf-Tag“ wird an Bedeutung verlieren.

 

Aus der Sicht der Raumgestaltung bringt diese Idee offener Räume bestimmte Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Akustik oder die Tatsache, dass die Menschen das Gefühl haben wollen, inmitten des ganzen Trubels produktiv sein zu können. Wie kann man dem begegnen?

Ein großer Teil der Probleme bei der Rückkehr ins Büro konzentriert sich jetzt auf die verschiedenen Arten von Akustiklösungen, die man verwenden kann, und auf die Gestaltung des Raums, damit die Menschen in einer sicheren Umgebung arbeiten können. Das wichtigste Thema für Menschen, die zurückkehren, ist natürlich, dass der Arbeitsplatz für sie sicher ist, also Luftqualität, Sauberkeit, räumliche Distanz und Abgrenzung.

Wir bauen auch private Bereiche ein, z. B. schallgedämmte Kabinen, in denen die Mitarbeiter ungestört arbeiten und telefonieren können, ohne die anderen Mitarbeiter zu stören. Der gesamte Raum wird neu gestaltet, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Glauben Sie, dass die Unternehmen versuchen, auf die Herausforderung des Wohlbefindens der Mitarbeiter zu reagieren, oder geht es darum, sich an die Auswirkungen der neuen Arbeitsmodelle anzupassen?

Alle Unternehmen werden durch ihre Mitarbeiter definiert – sie sind die Botschafter ihrer Marke und sie halten das Geschäft am Laufen. Daher denke ich, dass proaktive und vorausschauende Unternehmen sich ständig auf das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter konzentrieren werden.

Wenn man über die Mitarbeiterbindung nachdenkt, ist die Auswahl, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter mit enormen Kosten verbunden, ebenso wie die Zeit, die sie brauchen, um effektiv zu werden. Aus diesem Grund ist es wirtschaftlich sinnvoll, auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu achten und die besten Mitarbeiter zu halten.

Wie ich bereits sagte, haben wir in den Bereichen Logistik und Vertrieb viel mehr getan. Diese Unternehmen sind in der Regel außerhalb der Stadt angesiedelt, weit weg von einer Nahversorgung. Daher müssen die Arbeitgeber ein attraktives Arbeitsumfeld mit guten Einrichtungen bieten. Kürzlich haben wir eine Kantine neu gestaltet; wir haben sie abgegrenzt und ein biophiles Design eingeführt, das zur Produktivität der Mitarbeiter beiträgt und ihnen das Gefühl gibt, zu Hause zu sein.

Wenn Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können, indem Sie Ihren Arbeitsplatz renovieren oder attraktiv ausstatten, wenn die Mitarbeiter anreisen müssen, um mit einer begrenzten Anzahl von Kollegen zu arbeiten, dann sind Sie in einer viel besseren Position als Ihre Konkurrenten.

Stellen Sie also eine Entwicklung hin zu einem eher stadtähnlichen Büroumfeld in den ländlicheren Regionen fest?

In Gewerbegebieten mit großen Lagerlogistikbetrieben gibt es meist keine gute Infrastruktur. Als zukunftsorientierter und fortschrittlicher Arbeitgeber möchten Sie Ihr Team vor Ort halten und gut versorgen. Daher wird viel mehr darüber nachgedacht, wie man die Arbeitsplätze für die Menschen attraktiver gestalten kann, um Produktivität, Kreativität und Innovation zu fördern.

Die Gestaltung des Raums wird immer flexibler. Wir haben vor kurzem über die Kantine gesprochen, die natürlich während der Mittagspause und der Pausen stark frequentiert wird. In der übrigen Zeit wird sie weniger genutzt. Deshalb haben wir Sitzbänke und weichere Sitzbereiche eingeführt, die als Raum für informellere gemeinsame Treffen abseits der Büroumgebung bei einer Tasse Kaffee genutzt werden können. Und biophiles Design: Bei fast allen Entwürfen der letzten 12 bis 18 Monate wurden Pflanzen und andere Akzente eingesetzt. Es gibt einen eindeutigen Zusammenhang zwischen Produktivität, Kreativität und Wohlbefinden. 

Ist diese Art von Design, das von der Natur beeinflusst wird, etwas, das Sie als Trend sehen, oder hat es einen bedeutenden Einfluss darauf, wie die Menschen ihre Arbeitsumgebung wahrnehmen?

Ich denke, da müssen wir noch abwarten, aber Nachhaltigkeit ist heute in Bezug auf die Wahl der Materialien, die wir für alle Unternehmen und Abfallentsorgungsströme verwenden, von entscheidender Bedeutung. Das ist untrennbar mit der Umwelt verbunden, also ist es genau das, was die Menschen wollen.

Wenn wir zum Beispiel Grafiken an den Wänden anbringen, verwenden wir jetzt ein Produkt, das zu hundert Prozent aus recycelten Plastikflaschen hergestellt wird, und es gibt Möbel und Oberflächen, die aus recycelten Materialien bestehen. Ich denke also, dass Nachhaltigkeit, Umwelt und Umweltfreundlichkeit untrennbar miteinander verbunden sind. Auf jeden Fall ist das im Moment ein sehr aktuelles Thema.

Um noch einmal auf den regionalen Aspekt Ihres Geschäfts zurückzukommen: Werden die Unternehmen mehr regionale „Hub-Büros“ einrichten?

Ich habe das nicht unbedingt gesehen, aber ich denke, die Unternehmen werden sich überlegen müssen, wie sie ihre Mitarbeiter sicher in ihr Unternehmen zurückholen können. Wir haben keinen nennenswerten Personalabbau erlebt, und während früher eine hohe Arbeitsplatzdichte herrschte, wird es jetzt, da die Menschen sich mit den physischen Grenzen und den Abstandsregeln auseinandersetzen müssen, eine deutliche Verschiebung hin zu flexiblem, agilem Arbeiten zu verschiedenen Tageszeiten geben. Ich weiß nicht, ob das bedeutet, dass die Menschen mehr auf „Hub“-Arbeiten umsteigen werden oder nicht.

Der Trend, den ich in Büros außerhalb der Großstädte beobachtet habe, geht zu Coworking-Spaces. Dort, wo Kunden zu Besprechungen oder Besuchen in Unternehmen kommen, werden Business-Lounges eingerichtet, damit die Kunden nach einem Besuch weiterarbeiten können, anstatt zurückzufahren. In den Regionen sind wir viel mehr unterwegs als in den Stadtzentren, wo sich die Menschen aufgrund der Dichte freier bewegen können als beispielsweise in den Midlands oder im Norden.

Das ist ein gutes Geschäft; wenn man den Kunden vor Ort halten und ihm die Möglichkeit geben kann, zu arbeiten, trägt das zur Entwicklung des Engagements bei, gibt ihm aber auch den Raum, um frei und privat arbeiten zu können. Wir haben festgestellt, dass es immer mehr schallgedämmte Räume gibt, in denen die Mitarbeiter private Telefongespräche führen können, ohne befürchten zu müssen, dass sie abgehört werden. Bei zwei Projekten, an denen wir gerade arbeiten, sind in beiden Fällen Co-Working-Spaces in das Design integriert.

Was haben Sie durch die Pandemie nachhaltig über Bürogestaltung gelernt?

Ich denke, dass diese Pandemie einen Wandel herbeigeführt hat. In den ersten Tagen, als wir alle eingesperrt waren und von zu Hause aus arbeiten mussten, nutzten wir die Technologie, Videokonferenzen, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Ich bin mir nicht sicher, ob das das Allheilmittel ist, von dem manche glauben, dass es das ist. Nur der menschliche Kontakt schafft Vertrauen und gemeinsame Werte, und deshalb müssen die Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder in den Büros haben.

Außerdem wollen die Menschen zurück ins Büro kommen. Es gibt einige, die lieber von zu Hause aus arbeiten würden. Ich denke, Untersuchungen haben gezeigt, dass dies vor der Pandemie etwa 15 % der Gesamtbelegschaft waren, und jetzt zeigen Untersuchungen, dass mindestens 50 % aller Arbeitnehmer wieder ins Büro zurückkehren wollen, wenn auch nicht in Vollzeit, so doch in Teilzeit und flexibel.

Wenn Unternehmen also die Vorteile des Home Office beibehalten, ihre Mitarbeiter aber in ein Büro zurückbringen können, das ein sicheres, auf ihr Wohlbefinden ausgerichtetes Umfeld mit intelligenteren Einrichtungen bietet, die ihnen produktives Arbeiten ermöglichen, werden sie einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Dies gilt für Unternehmen in Gewerbegebieten ebenso wie für solche in Stadtzentren.

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